בכדי להתחיל תהליך שליחה נדרש לנווט בסרגל הכלים מצד ימין ל-מערכת ניהול > פירוט כלל הדיווחים

לאחר מכן בטבלה ומעל הטבלה מצד שמאל ניתן לשלוח הודעות על הדיווחים ללקוחות הן באופן פרטני והן ע"י סימון מספר לקוחות ושליחה בבת אחת

במהלך עבודתך השוטפת במשרד, תהליך שליחת ההודעות משתלב בקלות בעבודתך:

 1 בחירת הלקוחות הרלוונטים

תוך כדי שימוש במסך פירוט כלל הדיווחים, תוכל לסמן את הלקוחות שברצונך לשלוח הודעות (או לשלוח פרטנית ע"י לחיצה בשורה של הלקוח בטבלה), ניתן לסנן את הרשימה לפי קריטריונים שונים - לדוגמה, להציג רק לקוחות שעדיין לא שילמו מע"מ או כאלה שטרם העבירו מסמכים

 2 שליחת ההודעה המתאימה

לאחר סימון הלקוחות הרצויים יש ללחוץ על כפתור בצד שמאל מעל הטבלה ולבחור את סוג ההודעה הרצויה מתפריט בחירת סוג ההודעה

לדוגמה, אם בחרת סכומים לתשלום, המערכת תשלח אוטומטית את הסכומים הרלוונטים לכל לקוח כפי שחושבו במערכת

 3 בחירת ערוץ התקשורת המועדף

בהתאם להעדפות הלקוח, ניתן לבחור לשלוח את ההודעות באמצעות מייל, SMS או וואטסאפ 

שימו לב! וואטסאפ ניתן לשליחה רק בצורה פרטנית ולא בסימון מספר לקוחות

לאחר בחירת הערוץ המערכת תשלח את ההודעות מיד, בפורמט מסודר ומקצועי שכולל את שם ופרטי איש הקשר במשרד.  

במהלך עבודתך השוטפת עם לקוחות (עסקים) דיווחי המס הינם רגעים מרכזיים שבהם תקשורת ברורה חיונית חשובה לעבודה השוטפת, תוכלו לבחור בין סוגי ההודעות המובנות או מלל חופשי לתקשורת עם לקוחותיכם

עדכון על סכומים לתשלום 

בסוף תקופת דיווח, כאשר הגיע הזמן לשדר את המע"מ והמקדמות, ניתן לשלוח ללקוחות הודעה מפורטת עם הסכומים המדוייקים לתשלום.

המערכת מזהה ע"פ ההגדרה בכרטיס הלקוח ומבחינה בין לקוחות שנדרש מהם אישור אקטיבי לתשלום ובין אלה שמספיק רק לעדכן אותם.

במידה ונדרש אישור ישלח לינק בגוף ההודעה שעל הלקוח (עסק) ללחוץ לאישור והאישור יתעדכן במערכת

תזכורות להעברת מסמכים

כאשר תקופת הדיווח החלה המשרד ממתין שהלקוח (עסק) יסים את שליחת המסמכים שיאפשרו את סגירת הדיווח.

בפינבוט הלקוח יכול לאשר את סיום העלאת המסמכים דרך לחיצה על אישור העברת מסמכים בצד הלקוח (עסק).

בחירה בסוג הודעה זו תשלח תזכורת לעסק לאשר סיום שליחת המסמכים

הודעות בטקסט חופשי

מערכת ניהול הדיווחים מאפשרת לכם לשלוח הודעות במלל חופשי מתוך המערכת.

נדרש רק להקליד את המלל ולבחור את ערוץ השליחה וההודעה תשלח ללקוח (עסק) שלכם בקלות ופשטות

באמצעות שליחת ההודעות חווית העבודה במשרד משתנה בכמה אופנים:

לאחר שליחת ההודעות, עקוב אחר תגובות הלקוחות ואישורי התשלום במסך פירוט הדיווחים. המערכת מעדכנת באופן אוטומטי את סטטוס האישור כאשר לקוח לוחץ על קישור האישור בהודעה.

ניתן לצפות בהיסטוריית ההודעות שנשלחו לכל לקוח באמצעות לחיצה על אייקון "היסטוריית הודעות" בעמודת הפעולות בטבלה.

כן, המערכת מאפשרת סימון מספר לקוחות באמצעות תיבות הסימון בצד ימין של הטבלה, ולאחר מכן שליחת הודעה מרוכזת לכולם יחד. זו דרך יעילה לחסוך זמן בעדכון קבוצות לקוחות.

בהגדרת כרטיס הלקוח נדרש להגדיר האם נדרש אישור לתשלום או לא. המערכת תזהה באופן אוטומטי את ההגדרות שנקבעו לכל לקוח. לקוחות שהוגדרו כדורשי אישור יקבלו הודעה עם קישור לאישור, בעוד שלקוחות אחרים יקבלו עדכון בלבד.

לא, המערכת מושכת את נתוני התשלום באופן אוטומטי מנתוני המערכת. כאשר בוחרים לשלוח הודעת "סכומים לתשלום לרשויות", המערכת מציגה את הסכומים המדויקים לכל לקוח לפי החישובים שכבר נעשו במערכת.

אם לקוח לא מאשר את התשלום, הסטטוס במערכת יישאר "ממתין לאישור". ניתן לשלוח תזכורת נוספת או ליצור קשר עם הלקוח בדרכים אחרות. המערכת מאפשרת לעקוב אחר לקוחות שטרם אישרו תשלומים באמצעות פילטרים ייעודיים במסך פירוט הדיווחים.

כן, ניתן לצפות בהיסטוריית ההודעות שנשלחו לכל לקוח באמצעות לחיצה על אייקון "היסטוריית הודעות" בעמודת הפעולות בטבלה. המערכת מתעדת את כל ההודעות שנשלחו, כולל תאריך ושעת השליחה, תוכן ההודעה, ערוץ התקשורת ומידע על אישורים שהתקבלו.